• CRM koppelingen en click to dial
• Vast mobiele koppeling
• Koppeling met Outlook
• Beschikbaarheid via Smartphone
• Het Nieuwe Werken
• Overal bereikbaar
• Voicemail
• Fax-to-email
• Uitgebreide Callcenter functionaliteiten
• Wachtmuziek
Call center agents
• DND (niet storen)
• Overnemen telefoon in groep
• Telefonisch vergaderen
• Busy Lamp Field
• Verkorte kiesnummers
• Gespreksroutering
• Belgroep
• Menukeuze
• Wachtrij systeem
• Mee te zenden nummer bij doorschakelen
• Call center supervisor
• Uitgebreide call center rapportages (uit- en ingaand)
• Conference oplossing
• Call recording
CRM koppelingen en click to dial
HIPIN betekend innovatieve software voor Windows, die o.a. klantkaart / CRM en bestaande applicaties integreert met het HIP Telefonie platform. HIPIN biedt u hogere productiviteit én veel gemak!
Vast mobiele koppeling
Met vast mobiele integratie is het mogelijk om uw vaste en mobiele telefonie volledig te integreren, waardoor het mogelijk wordt om gratis te bellen van vast naar mobiele collega’s (en andersom). Daarnaast bent u op uw mobiele toestel zowel op uw vaste als onder uw mobiele nummer bereikbaar. En als u met uw mobiele toestel uitbelt kan dit ook door het vaste nummer mee te zenden. Met vast mobiele integratie van Tritel bent u onder één nummer altijd en overal bereikbaar.
Koppeling met Outlook
Met de unieke Nederlandse HIP Toolbar op uw PC, hoeft u géén expert te zijn om uw telefoon te bedienen en de functies van de telefooncentrale in te stellen. De HIP Toolbar maakt het mogelijk alle functies van de telefooncentrale, onafhankelijk van het toestel, op elke PC (kantoor, thuis), op een intuïtieve manier te bedienen.
HIP Toolbar is de afstandsbediening voor alle functies van uw telefoon. De HIP Toolbar wordt als toevoeging op uw browser (Internet Explorer of Firefox) geïnstalleerd. Ook integreert de HIP Toolbar uw contactpersonen in Outlook, zodat deze zowel vanuit Outlook, als vanaf de Toolbar te bellen zijn. De HIP Toolbar maakt het gebruik van de functies van uw telefoon(centrale) eenvoudig; ook het gebruik van die functies die u op uw toestel niet kunt vinden. U kunt de HIP Toolbar gebruiken op elke PC. De HIP Toolbar geeft u tevens de vrijheid om thuis te werken en tegelijkertijd bereikbaar zijn op uw zakelijke nummer/extensie. Dit kan via uw thuis telefoon of mobiel.
Met de HIP Toolbar kunt u Kantoor op afstand eenvoudig instellen en vervolgens bellen, zonder dat er op de thuis telefoon kosten worden gemaakt.
Beschikbaarheid (Presence) via Smartphone regelen
HIPPER maakt het mogelijk de functies van uw telefooncentrale op een intuïtieve manier te bedienen. Zo heeft u optimale controle over uw bereikbaarheid, overal: op kantoor, thuis, bij de klant en onderweg.
HIPPER werkt als de afstandsbediening van uw bedrijfstelefooncentrale. Met HIPPER kunt u een binnenkomende oproep opnemen, u kunt een gesprek doorverbinden. Ook zijn uw contactpersonen en uw belhistorie (gebelde, gemiste en ontvangen gesprekken) aanwezig. Vanuit de belhistorie kunt u eenvoudig een gesprek opzetten. HIPPER biedt tevens de controle over een aantal mobiliteitsmogelijkheden, zodat u via één enkel nummer te allen tijde bereikbaar kunt zijn, wanneer u dat wenst!
Het Nieuwe Werken
Werkt u een dag vanuit huis? Gebruik dan de Kantoor op afstand functie — dan gaat uitsluitend uw thuistelefoon of mobiel rinkelen, omdat deze nu onderdeel is van uw zakelijke telefooncentrale. En dus niet het toestel op de zaak. Via de HIPPER kunt u de telefooncentrale een gesprek laten opzetten. U wordt eerst zelf gebeld. Zodra u opneemt belt de centrale uit. Via Kantoor op afstand gaat in plaats van uw kantoortoestel nu uw thuis- of mobiele toestel over Op deze manier kunt u zakelijk bellen met uw thuistelefoon of mobiel, zonder dat u privé telefoonkosten maakt. Tevens ziet de persoon aan de andere kant van de lijn uw zakelijke nummer in het display.
Overal bereikbaar
I AM maakt communiceren niet alleen eenvoudiger, maar ook efficiënter. U kiest met I AM zelf de vorm van communiceren die het beste bij de situatie past. Of dit nu chat, bellen of videobellen is. Eén op éen, of juist in groepsverband. Maar ook desktopdelen en filesharing. En met de real-time beschikbaarheidsstatus van collega’s ziet u eenvoudig wie beschikbaar en bereikbaar is. I AM is totaalcommunicatie op elk device en zorgt voor een optimale samenwerking tussen u en uw collega’s.
Voicemail
Indien u niet bereikbaar bent, zal uw beller een voicemail service zeer op prijs stellen. Voicemail is een welkomsttekst gevolgd door de mogelijkheid om een bericht in te spreken. Dit bericht kan naar keuze worden afgeluisterd vanaf uw eigen telefoontoestel, een ander toestel (bv. uw mobiel) en/of als geluidsbestand worden gemaild (voicemail-to-email). Zo kunt u overal waar u over uw e-mail beschikt, ook uw voicemail berichten afluisteren! De meeste telefoontoestellen hebben zelfs een geïntegreerde voicemail indicator, zodat u weet dat er één of meer voicemail-berichten voor u klaar staan. Met één druk op de knop roept u ze op. U kunt de voicemail ontvangsttekst zelf inspreken of dit door ons laten doen.
Fax-to-email
Fax-to-email betekent dat u faxberichten ontvangt als PDF of als TIFF bestand op één of meerdere e-mailadressen. Ideaal voor de mobiele gebruiker! Waar u ook bent: als u beschikking heeft over uw e-mail, dan kunt u uw faxberichten ontvangen. Hiervoor heeft u geen faxapparaat of andere apparatuur nodig; de VoIP telefooncentrale ontvangt uw faxberichten, zet deze om naar PDF of TIFF formaat en stuurt deze door naar één of meer e-mailadressen die u zelf kunt invoeren/wijzigen. U kunt faxberichten naar één of meerdere e-mailontvangers laten doorsturen.
Uitgebreide Callcenter functionaliteiten
Uitgebreide call center functionaliteiten door middel van ACD (Automatic Call Distribution) ACD is een geautomatiseerd systeem dat inkomend telefoonverkeer gelijkmatig verdeelt over meerdere telefoontoestellen (regelfunctie) en alle relevante verkeersgegevens registreert (meetfunctie). Zo kunt u al uw inkomende telefoongesprekken op efficiënte wijze distribueren en verkomt u dat uw klanten onnodig lang in de wacht staan.
Wachtmuziek
Op ieder VoIP account kunt u meerdere gelijktijdige gesprekken voeren. Het kan dus goed voorkomen dat u even iemand in de wacht wilt zetten om een ander gesprek af te maken, of om even overleg te houden. Voor uw beller is dan wachtmuziek beschikbaar. U kunt de door u gewenste wachtmuziek bestanden naar de centrale laten uploaden. Houdt u echter rekening met gebruiksrechten die op muziek kunnen zitten! Wij bieden u als klant een gevarieerde set aan rechtenvrije wachtmuziek files.
Busy Lamp Field (BLF)
Met BLF kun je op je toestel zien of een bepaalde extensie in gesprek is. Dezelfde knoppen zijn ook te gebruiken voor Call Pickup (het aannemen van een gesprek die bij je collega over gaat) en Speed Dial, om deze collega met 1 druk op de knop te bellen. Naast de BLF op het toestel, is het mogelijk om via software op de pc de telefonische beschikbaarheid te zien van alle medewerkers. Voor meer informatie over de uitgebreide mogelijkheden van deze dienst, kunt u de video Hipin (CRM koppelingen en click to dial) bekijken.
Verkorte kiesnummers
U kunt zelf verkorte kiesnummers op de centrale instellen en aanpassen. U kunt verkorte nummers instellen voor intern VoIP accounts, maar ook voor andere nummers. Als u vanaf één van uw VoIP accounts een verkort kiesnummer draait wordt direct het corresponderende telefoonnummer gebeld. Dit kan een collega zijn, maar ook een klant of leverancier. Zo creëert u als het ware een centraal telefoonboek voor al uw telefoons. Ideaal voor snel intern bellen en voor doorverbinden.
Gespreksroutering (Follow me functie)
Een VoIP telefooncentrale biedt geavanceerde mogelijkheden voor het routeren van inkomende gesprekken via de ‘Follow me’ functionaliteit, ofwel het bepalen van de route die een inkomend gesprek volgt. Deze route kan op verschillende momenten van de dag of week anders verlopen. Zo kunt u binnen werktijd een inkomend gesprek eerst op één toestel laten overgaan, bij geen gehoor (BGG) doorschakelen naar een ander(e groep van) nummer(s) en vervolgens laten doorgaan naar het berichtencentrum. Hier kunt u de beller begroeten met een zelf ingesproken begroeting met (voicemail) of zonder inspreekmogelijkheid. Ook kunt u de beller de door u gewenste opties aanbieden: blijven wachten (wachtrij systeem), bericht inspreken, doorverbonden worden, etc. (‘slimme’ voicemail). Buiten werktijd kan het gesprek een geheel andere routering hebben. Handige ‘Follow me’ periode-wizards zorgen dat de centrale naadloos op uw dagelijkse praktijk aansluit en bieden de mogelijkheid om afwijkingen op de standaardroutine (bv. feestdagen, vakantie) vooraf in te stellen en ad-hoc afwezigheid vanaf elke locatie met internetverbinding op de centrale in te kunnen stellen.
Belgroep
In bedrijfssituaties is het vaak wenselijk dat één telefoonnummer op meerdere plaatsen tegelijkertijd overgaat. Denkt u bijvoorbeeld aan sales- of suppor t-afdelingen. Een belgroep kan via de follow-me instellingen op de telefooncentrale worden ingesteld. U kunt een inkomend gesprek achtereenvolgens langs meerdere toestellen/belgroepen leiden en kunt aan deze regels ook tijdsschema’s koppelen. Zo creëert u snel een automatische dag-/nachtschakeling.
Menukeuze
Wanneer u kiest voor VoIP van Tritel heeft u de beschikking over uitgebreide menukeuze mogelijkheden. De menukeuze is een eenvoudig te configureren instrument waarmee u uw bellers kunt begroeten en kunt doorverbinden met de juiste afdelingen/medewerker(s) zodat zij zo snel mogelijk te woord worden gestaan. U kunt één of meerdere keuzemenu’s zelf aan elkaar koppelen en geheel zelf vormgeven. Een inkomend gesprek wordt automatisch aangenomen en de beller wordt begroet met uw eigen welkomstboodschap.
U heeft ook de mogelijkheid om het gesprek op basis van tijdsfilters op een verschillende manier af te handelen. Middels één of meer elkaar opvolgende menu’s (bv. feestdagenfilter, filter overige afwezigheid, etc.) met zelf te definiëren tijdsbepalingen kunt u ervoor zorgen dat het gesprek op de juiste manier wordt afgehandeld. U kunt deze keuze menu’s en tijdsfilters zelf instellen of dit voor een geringe vergoeding door ons laten doen.
Wachtrij systeem
Een schitterende feature die zowel de klantvriendelijkheid als de efficiency op uw kantoor ten goede zal komen is het wachtrij systeem. Inkomende gesprekken worden door de Auto Attendant aangenomen en doorgezet naar een wachtrij (met muziek / wachttoon / tekst) die één telefoon of een groep van telefoons bedient (uw ‘callcenter’). U bepaalt zelf welk nummer dit is en hoeveel gelijktijdige gesprekken uw callcenter kan afhandelen. U stelt zelf de gemiddelde gespreksduur in en uw wachtende bellers worden netjes geïnformeerd over aantal wachtende voor hen en de verwachte wachttijd. Gedurende het wachten wordt de door u geplaatste audiofile afgespeeld. Benut de wachttijd van uw klant om hem of haar te informeren over uw bedrijf, nieuws of acties! Een aangename wachtmuziek is uiteraard ook mogelijk.
Call recording
U kunt telefoongesprekken op eenvoudige wijze opnemen en gebruiken voor verschillende doeleinden van bijvoorbeeld het trainen van medewerkers tot het beoordelen van de prestaties.